Tryggðu öryggi gagna

Það getur reynst mjög dýrt að tryggja ekki öryggi mikilvægra skjala og vernda þau gegn innbrotsþjófum og skemmdum af völdum slysa. Hér útskýrir Henrik Werner, yfirmaður fyrirtækjadeildar Folksam í Stokkhólmi, hvernig hægt er að vera skrefi á undan – og tryggja eignir fyrirtækisins.

Geymdu skjölin á réttan hátt

Það er óþægilegt að hugsa til þess, en staðreyndin er sú að það eru mörg mikilvæg skjöl og pappírar sem geta horfið mjög auðveldlega ef þú gerir ekki viðeigandi varúðarráðstafanir. Að missa bókhaldsskjöl eða samninga við til dæmis innbrot, eldsvoða eða flóð getur verið banabiti fyrir fyrirtæki. Þetta er einfaldlega spurning um að geyma verðmætin á réttan hátt. Henrik Werner hjá Folksam útskýrir hvað "örugg geymsla" þýðir í raun frá sjónarhóli trygginga
– Fyrir innbrotstryggingar eru það öryggishólf eða öryggisskápar sem skipta öllu máli. Svensk Försäkring hefur útbúið lista yfir þau verðmæti sem hægt er að geyma í mismunandi gerðum öryggisflokkaðra skápa.　Fyrir eldsvoða þarf skjalaskápurinn að vera að lágmarki í EI 60 flokki, sem þýðir að ef eldur leikur um skápinn verða skjölin ekki fyrir skemmdum í að minnsta kosti 60 mínútur.

Ekki gleyma hugbúnaðinum

Það er mikið af verðmætum upplýsingum í fyrirtækinu sem þú leiðir kannski ekki hugann að. Leyfin fyrir hugbúnað tölvunnar geta ein og sér kostað háar fjárhæðir og geyma þarf leyfin og uppsett forrit á aðskildum stöðum.

– Henrik Werner. Ef einhver hefur látið af hendi upplýsingar sem ekki á að gefa upp þá þarf að skoða ábyrgðarþáttinn en þá verður þetta meira matsatriði því þá eru það almennar skaðabótaréttarreglur sem gilda, segir Henrik Werner

Geymdu öryggisafrit á öðrum stað

Samkvæmt skilmálum Folksam um afritun gagna verða að vera til öryggisafrit sem eru uppfærð að minnsta kosti einu sinni á dag, eða oftar ef þörf krefur. Allar upplýsingar verða að vera til staðar og þær verða að virka sjálfstætt. Auk þess verður að geyma afritin á öðrum stað en frumritin. Að hafa ekki allt á sama stað er einmitt regla sem ávallt verður að hafa í huga þegar verið er að skipuleggja geymsluna.

Fyrir fyrirtæki sem vinna með einkaleyfisskjöl, þar sem um getur verið að ræða mjög verðmæt viðskiptaleyndamál, getur þetta verið sérstaklega mikilvægt.

- Einkaleyfi verða að vera skráð hjá yfirvöldum, en almennt ættu afrit að vera til staðar og geymd þannig að bæði frumrit og afrit skemmist ekki á sama tíma. Frá hreinu tryggingasjónarmiði er ekki hægt að tryggja hugverkarétt.