Með VSK
Góð þjónusta14 daga skilafrestur7 ára ábyrgð
557-6050ajvorulistinn@bender.is
 

Búðu til skilvirkt og vel skipulagt skrifstofuumhverfi

Getur hefðbundið skrifstofuumhverfi boðið upp á bestu mögulegu aðstæður fyrir allt sem þarf að gera á dæmigerðum vinnudegi? Já, ef skrifstofurýminu er skipt í svæði útfrá ólíkum störfum og áherslum – allt frá samskiptum í setustofum og fundarherbergjum til vinnu án truflana við föst skrifborð og í minni fundarherbergjum. Hér á eftir fylgja nokkrar góðar ábendingar um hvernig þú getur skipulagt skrifstofuna til að skapa betra vinnuumhverfi fyrir allt starfsfólkið.

Aðlaðandi anddyri og móttaka fyrir viðskiptavini

Móttakan er fyrst og fremst staður þar sem fólk hittist. Starfsfólk, viðskiptavinir, sendlar – allir eru velkomnir hér. Þar sem móttakan getur verið nokkuð hávðasöm ættu vinnurými sem krefjast þagnar og einbeitingar helst að vera staðsett í nokkurri fjarlægð frá henni. Hins vegar getur verið gott að vera með fundarherbergi nálægt móttökunni svo að starfsfólk verði ekki fyrir truflunum af völdum gesta sem labba um húsnæðið.

Hvernig gerir þú móttökuna aðlaðandi? Með því að  hugsa vel um gestina! Best er að hafa starfsfólk í móttökunni sem tekur vel á móti gestum og beinir þeim rétta leið. Er engin móttak á þínum vinnustað? Settu þá upp skilti þannig að nýir gestir átti sig strax á hvar þeir eiga láta vita af sér og finnist þeir ekki vera villtir.

Hafðu samband við okkur til að fá ráðgjöf þér að kostnaðarlausu

Samskipti, fundir og leikir í setustofunni

Móttakan ætti að leiða inn í setustofu með aðlaðandi og þægilegum húsgögnum. Þar geta gestir og starfsfólk komið saman í sveigjanlegu rými. Fyrir utan að vera notuð fyrir kaffipásur og samveru hentar setustofan einnig vel fyrir óformlega fundi með samstarfsfólki eða viðskiptavinum. 

Ef plássið er nægt er hægt að bæta við rýmið leiktækjum þar sem starfsfólkið getur komið saman og skapa líflegt andrúmsloft. Það að hreyfa sig og hugsa um eitthvað annað öðru hvoru veitir starfsfólkinu gleði og orku og hjálpar einnig við að bæta frammistöðu þeirra. Fyrir utan það eru afslappaðar samverustundir góðar fyrir liðsandann.

Fundarsalur fyrir stóra fundi

Klassískur, stór fundarsalur er fullkominn staður til að halda stjórnarfundi og kynningar með viðskiptavinum, en það er einnig hægt að innrétta hann á sveigjanlegan hátt til að fullnýta rýmið: Nokkur lítil og samfellanleg borð í stað eins stórs fundarborðs gera auðvelt að færa húsgögnin úr hefðbundinni fundaruppsetningu og raða þeim upp fyrir kvikmyndasýningar, vinnustofur eða minni fundi. Þú getur líka bætt við færanlegum tússtöflum, til dæmis fyrir hópavinnu. Ef þú velur staflanlega stóla geturðu auðveldlega sett þá sem ekki eru í notkun til hliðar.

Lítil fundarherbergi fyrir fámennari samkomur

Vinnuvikan inniheldur marga ólíka fundi, allt frá trúnaðarsamtölum til hugmyndavinnu og stuttra funda – og það geta margir þeirra farið fram á sama tíma. Þess vegna er gott að vera með nokkur lítil fundarherbergi, helst við hliðina á vinnustöðvunum, til að draga úr” umferðinni” um húsnæðið. Þessi rými henta líka vel fyrir einstaklingsvinnu sem þarfnast mikillar einbeitingar og fyrir rafræna fundi – þannig að samstarfsfólkið á skrifstofunni verði ekki fyrir truflunum.

Umhverfi fyrir blandaða vinnu og samvinnu

Blandarðu saman vinnu heima og vinnu á skrifstofunni? Þá eru skrifstofur sem eru ekki með fastar vinnustöðvar góður kostur sem býður upp á mikinn sveigjanleika. Veldu laust borð um morguninn, settu tölvuna í samband og þú ert tilbúinn fyrir vinnudaginn. Opið skrifstofuumhverfi hentar einnig vel fyrir skrifstofur með föst skrifborð þar sem starfsfólkið vinnur náið saman. Í báðum tilvikum gæti þurft að hafa aðskilinn fundarstað í nágrenninu þar sem hægt er að halda stutta fundi án þessa að trufla aðra. Prentararar og kaffivélar eru staðsettar miðsvæðis – til að tryggja sem best flæði og skilvirkni. Munið að koma á góðu skipulagi og halda skrifstofunni snyrtilegri.

Gerðu opið rými aðeins persónulegra

Hugsaðu um hvernig auka á þægindin á skrifstofunni. Skiptu rýminu upp með geymsluhúsgögnum og skilrúmsveggjum til að skapa persónuleg svæði og notaðu teppi og hljóðgleypandi húsgögn til að skapa þægilegra hljóðumhverfi. Bættu við litlum, hljóðlátum herbergjum eða klefum þar sem hægt er að eiga samræður án truflunar. Nýttu dagsbirtuna eins og hægt er – en staðsettu skrifborð og tölvuskjái þannig að sólarljósið falli á þau frá hlið til að forðast glampa og endurskin.

Minni vinnurými sem bæta einbeitinguna

Eru aðskilin herbergi á vinnustaðnum þínum? Hugsaðu fyrst og fremst um að leyfa samstarfsfólki sem þarf að vinna í næði – eða þurfa á fastri vinnustöð að halda – að vinna þar. Stundum geta fleiri einstaklingar starfað í þessum herbergjum, eftir því hversu stór þau eru – sem gerir mikilvægt að gæta að því að hverjir nýta þau saman, því fólk hefur mismikla þörf fyrir einbeitingu.

Sveigjanlegur matsalur nýtist betur

Notið þið matsalinn nokkrum sinnum á dag til að staldra við og hlaða batteríin? Er matsalurinn annars ónotaður? Þá ertu með ónýtta auðlind, sem getur nýst frá morgni til kvölds – með nokkrum viðbótum við innréttinguna – tússtöflum, gluggatjöldum og skilrúmum. Sveigjanlegt rými sem hægt er að nota fyrir fundi af ýmsu tagi, fyrir utan hádegismat og kaffispjall.

Hugsaðu um skilvirkni, flæði og sveigjanleika

Lykilorðin þegar kemur að góðu skipulagi á skrifstofunni eru skilvirkni, flæði og sveigjanleiki. Með því að skipuleggja hvað þarf að gera, hvernig fólk hreyfir sig um rýmið og hvernig hægt er að nota ákveðin svæði á fleiri en einn hátt,  er hægt að gera allar skrifstofur betri. Að skipta rýminu niður í svæði með mismunandi áherslum – einstaklingsvinnu, fundi og slökun – er einfaldlega besta leiðin til að skapa rými fyrir allt og alla á skrifstofunni.


Þarftu hjálp við að skipuleggja skrifstofuna? Hafðu samband við okkur hér.